تشريعات الوثائق فى مصر – دراسة نقدية
مستخلص
تتناول الدراسة المحفوظات الحكومية والوثائق التاريخية، ثم تركز على التشريعات المنظمة للوثائق فى مصر وهى لوائح مدد الحفظ والقرارات الجمهورية والقرارات الوزارية، وتشير إلى أهمية وجود لائحة لتنظيم المحفوظات فى الحكومة، وجداول مدد الحفظ، وتعرف بقانـون رقم 356 لسنة 1954 وإمكانات تفعيلـه وبعض القـرارات ذات الصلـة بالوثائـق.
تتناول الدراسة المحفوظات الحكومية والوثائق التاريخية، ثم تركز على التشريعات المنظمة للوثائق فى مصر وهى لوائح مدد الحفظ والقرارات الجمهورية والقرارات الوزارية، وتشير إلى أهمية وجود لائحة لتنظيم المحفوظات فى الحكومة، وجداول مدد الحفظ، وتعرف بقانـون رقم 356 لسنة 1954 وإمكانات تفعيلـه وبعض القـرارات ذات الصلـة بالوثائـق.
أولا: المحفوظات الحكومية
1-المنظمات الحديثة :
يتميز العصر الحديث بالمنظمات، فكل خدمة أو عمل اقتصادى لابد أن يوفر له منظمة تقوم بهذه الخدمة أو العمل الاقتصادى، ومن أمثلة ذلك الوزارات والهيئات العامة والشركات والجمعيات والمدارس والجامعات وما شابهها. ويحدد لكل منظمة أهداف تسعى لتحقيقها ويخصص لها مجموعة من الركائز هى:
1-المنظمات الحديثة :
يتميز العصر الحديث بالمنظمات، فكل خدمة أو عمل اقتصادى لابد أن يوفر له منظمة تقوم بهذه الخدمة أو العمل الاقتصادى، ومن أمثلة ذلك الوزارات والهيئات العامة والشركات والجمعيات والمدارس والجامعات وما شابهها. ويحدد لكل منظمة أهداف تسعى لتحقيقها ويخصص لها مجموعة من الركائز هى:
أ-الأفراد الذين يشرفون على تنفيذ الأعمال والذين يؤدون هذه الأعمال.
ب-النظم اللازمة للعمل.
ج-الإمكانيات المادية من أماكن ومعدات وأموال.
ب-النظم اللازمة للعمل.
ج-الإمكانيات المادية من أماكن ومعدات وأموال.
2- نظام التسجيل :
تتميز المنظمات الحديثة بما سمى “نظام التسجيل”، وهذا النظام يعنى أن أى عمل أو إجراء أو ارتباط أو اتصال لابد أن يسجل فى وثيقة، وبجانب أن هذه الوثيقة تكون دليل اثبات على ما تم، فهى أيضاً تعطى بيانات ومعلومات عما تم من إجراء أو التزام عند الحاجة، ويوجد نوعان من التسجيل :
تتميز المنظمات الحديثة بما سمى “نظام التسجيل”، وهذا النظام يعنى أن أى عمل أو إجراء أو ارتباط أو اتصال لابد أن يسجل فى وثيقة، وبجانب أن هذه الوثيقة تكون دليل اثبات على ما تم، فهى أيضاً تعطى بيانات ومعلومات عما تم من إجراء أو التزام عند الحاجة، ويوجد نوعان من التسجيل :
أ-التسجيل فى السجلات التى تعتبر وعاء هاما للبيانات.
ب- التسجيل فى المستندات العادية من مراسلات ونماذج وتقارير وما شابه ذلك. ويمكن ملاحظة أن نظام التسجيل يتم من خلال ما تقوم به المنظمة من إجراءات، والإجراء هو خطوة عمل لتحقيق غرض معين، ويكون عادة عن طريق تسجيل بيان فى مستند.
ب- التسجيل فى المستندات العادية من مراسلات ونماذج وتقارير وما شابه ذلك. ويمكن ملاحظة أن نظام التسجيل يتم من خلال ما تقوم به المنظمة من إجراءات، والإجراء هو خطوة عمل لتحقيق غرض معين، ويكون عادة عن طريق تسجيل بيان فى مستند.
3- التنظيم الإدارى للمحفوظات :
التنظيم الإدارى للمحفوظات يعنى تحديد الأفراد اللازمين لكل عملية وتدريبهم وتحديد إجراءات العمل وتبسيطها، ووضع الضوابط التى يمكن بها الرقابة على ما يتم من أعمال فى المحفوظات، والعمل على تطوير أعمال المحفوظات بطريقة منظمة.
التنظيم الإدارى للمحفوظات يعنى تحديد الأفراد اللازمين لكل عملية وتدريبهم وتحديد إجراءات العمل وتبسيطها، ووضع الضوابط التى يمكن بها الرقابة على ما يتم من أعمال فى المحفوظات، والعمل على تطوير أعمال المحفوظات بطريقة منظمة.
4-الحفظ :
الحفظ يعنى الاحتفاظ بالمستندات فى شكل متفق عليه عالمياً وهو الملفات غالباً، سواء فى الملف العادى أو الكلاسير وهو الملف الكرتون، وتحفظ الملفات العادية فى دواليب ذات أدراج (شانون)، أما الملفات الكرتون فتحفظ على الرفوف، مرتبة حسب الأرقام التى حددت لها من واقع الفهارس، وقد ابتكرت أشكال عديدة لمعدات الحفظ، ومن الملاحظ أن نظام الحفظ المتبع حالياً فى الغالبية العظمى للمنظمات هو الحفظ المحلى أى الاحتفاظ بملفات ومستندات كل إدارة محليا، ويمر الحفظ بالمراحل الآتية :-
الحفظ يعنى الاحتفاظ بالمستندات فى شكل متفق عليه عالمياً وهو الملفات غالباً، سواء فى الملف العادى أو الكلاسير وهو الملف الكرتون، وتحفظ الملفات العادية فى دواليب ذات أدراج (شانون)، أما الملفات الكرتون فتحفظ على الرفوف، مرتبة حسب الأرقام التى حددت لها من واقع الفهارس، وقد ابتكرت أشكال عديدة لمعدات الحفظ، ومن الملاحظ أن نظام الحفظ المتبع حالياً فى الغالبية العظمى للمنظمات هو الحفظ المحلى أى الاحتفاظ بملفات ومستندات كل إدارة محليا، ويمر الحفظ بالمراحل الآتية :-
أ-مرحلة الحفظ فى الإدارة حيث يتم الإبقاء عليها لفترة تقصر أو تطول حسب أهمية المحفوظات ومدى الحاجة للرجوع إليها.
ب- مرحلة الحفظ فى مخزن المحفوظات العام المفروض وجوده فى كل منظمة، وبالنسبة للمنظمات الحكومية فإن لائحة المحفوظات العامة أو لائحة المحفوظات الخاصة بالمنظمة تحدد مدة الحفظ فى المخزن، وقد تنتهى مدة الحفظ لأى نوع من أنواع المحفوظات بالاستهلاك، أو الترحيل إلى دار المحفوظات العمومية، مع ملاحظة أن جداول مدد الحفظ قد تتضمن تحديد الحفظ المستديم فى المخزن.
ج- أما بالنسبة للحفظ فى دار المحفوظات العمومية فإن جداول مدد الحفظ الملحقة بلائحة المحفوظات العامة تحدد مدة معينة لكل نوع يتم بعدها استهلاكه، كما تتضمن هذه الجداول تحديد الحفظ المستديم فى دار المحفوظات العمومية.
5- تصنيف وفهرسة المحفوظات :
سبق الإشارة إلى أن ترتيب الملفات يكون طبقا لأرقام الفهارس، والواقع أنه بدون عملية الفهرسة لا يمكن الرجوع إلى أى مستند أو الحصول على أى معلومات.
سبق الإشارة إلى أن ترتيب الملفات يكون طبقا لأرقام الفهارس، والواقع أنه بدون عملية الفهرسة لا يمكن الرجوع إلى أى مستند أو الحصول على أى معلومات.
وتختلف عملية تصنيف وفهرسة الملفات عن تصنيف وفهرسة الكتب، فبالنسبة للكتب يوجد قواعد الفهرسة الوصفية المقننة والمجربة، وعلى المفهرس أن يتعرف على هذه القواعد جيداً ويتدرب عليها، وكذلك فإن تصنيف الكتب له خطط متضمنة تصنيفاً للمعرفة الإنسانية فى تقسيمات رئيسية وفرعية طبقا لمنطق معين مع كشاف هجائى يسهل الوصول إلى موضوع الكتاب المطلوب تصنيفه،
وعلى المصنف أن يتعرف على هذه الخطة جيداً ويتعرف على القواعد والتعليمات التى تضمنتها، ثم يتدرب على تطبيقها لفترة مناسبة حتى يستفيد من التجربة والخطأ، وهناك فوق ذلك قواعد الفهرسة الموضوعية، وتتكامل هذه العناصر الثلاثة فى إنشاء مجموعة من الفهارس يمكن عن طريقها الوصول إلى الكتاب المطلوب عن طريق المؤلف أو العنوان أو الموضوع.
أما بالنسبة للملفات فإن الأمر يختلف كثيراً، حيث أن كل مجوعة ملفات مهما صغرت فإنها تمثل نشاطا لإحدى الوحدات الإدارية، وعلى المصنف أن يحلل موضوعات هذه المجموعة ثم يقوم بعمل خطة تصنيف قد تكون صغيرة وبسيطة وقد تكون كبيرة ومعقدة وذلك تبعاً لحجمها وطبيعة نشاط الوحدة، ثم تستخدم طريقة من طرق الترقيم بالأعداد المسلسلة المركبة أو العشرية أو الحروف أو خليط من ذلك، وفى مرحلة تالية يتم ترقيم الملفات من واقع هذه الخطة وبحيث يتم تحويلها من مجرد خطة تصنيف توضح العلاقات المنطقية بين تقسيماتها، إلى فهرس موضوعى يتضمن تحديداً للملفات الموجودة فعلا مع إعطاء كل ملف رقما، وهذه العملية تتطلب خبرة طويلة عن طريق الممارسة والتدريب حتى يمكن أن تؤدى بطريقة مفيدة.
6- البيانات والمعلومات :
المعروف أن الحصول على البيانات والمعلومات يعتبر الهدف الأساسى لأى نظام للحفظ، وللتفريق بين البيانات والمعلومات فإنه يمكن القول بأن البيانات هى وحدات المعرفة الصغيرة التى نحصل عليها من الوثائق مثل اسم مستفيد معين، تاريخ الإخطار، آخر ميعاد لتلقى الطلبات، الكمية المنصرفة، وماشابه ذلك، أما المعلومات فهى وحدات معرفية أمكن الحصول عليها عن طريق جمع وتحليل مجموعة من البيانات، وقد تكون المعلومة موضوعية أو نوعية أو عددية.
7- تعريف المحفوظات فى لائحة محفوظات الحكومة :
“مادة 1 – السجلات والدفاتر والمستندات والأوراق والاستمارات بأنواعها وأرقامها المختلفة التى تستعملها كافة الوزارات والمصالح وفروعها فى أعمالها ثم ينتهى العمل فيها ويقتضى الأمر حفظها بعد ذلك سنة فأكثر تبعاً لحاجة العمل الحكومى أو لقيمتها التاريخية تسمى (المحفوظات)”.
المعروف أن الحصول على البيانات والمعلومات يعتبر الهدف الأساسى لأى نظام للحفظ، وللتفريق بين البيانات والمعلومات فإنه يمكن القول بأن البيانات هى وحدات المعرفة الصغيرة التى نحصل عليها من الوثائق مثل اسم مستفيد معين، تاريخ الإخطار، آخر ميعاد لتلقى الطلبات، الكمية المنصرفة، وماشابه ذلك، أما المعلومات فهى وحدات معرفية أمكن الحصول عليها عن طريق جمع وتحليل مجموعة من البيانات، وقد تكون المعلومة موضوعية أو نوعية أو عددية.
7- تعريف المحفوظات فى لائحة محفوظات الحكومة :
“مادة 1 – السجلات والدفاتر والمستندات والأوراق والاستمارات بأنواعها وأرقامها المختلفة التى تستعملها كافة الوزارات والمصالح وفروعها فى أعمالها ثم ينتهى العمل فيها ويقتضى الأمر حفظها بعد ذلك سنة فأكثر تبعاً لحاجة العمل الحكومى أو لقيمتها التاريخية تسمى (المحفوظات)”.
ثانياً: الوثائق التاريخية
1-ما هى الوثائق التاريخية :
سبق الإشارة إلى أن حفظ الوثائق الإدارية التى قد تكون فى شكل ملفات محفوظ فيها الوثائق أو سجلات أو مجموعات من الوثائق أو خرائط أو غير ذلك، يمر بعدة مراحل تبدأ من الإدارة ثم مخزن المحفوظات العام فى المنظمة ثم فى دار المحفوظات العمومية، والحفظ فى هذه المراحل يكون لأغراض الحصول على المعلومات الإدارية والمالية والفنية وللإثبات القانونى.
أما من ناحية المعلومات التاريخية فإن الدولة قد أصدرت القانون رقم 356 لسنة 1954 بإنشاء دار الوثائق التاريخية القومية التى تختص بهذه المجالات، كما أصدرت الدولة تشريعات تكميلية أخرى، ويعنى ذلك أن جزءاً من الوثائق الإدارية يتحول بعد مدة إلى وثائق تاريخية تكون مصدراً للتاريخ الاجتماعى والاقتصادى والإدارى وغير ذلك.
1-ما هى الوثائق التاريخية :
سبق الإشارة إلى أن حفظ الوثائق الإدارية التى قد تكون فى شكل ملفات محفوظ فيها الوثائق أو سجلات أو مجموعات من الوثائق أو خرائط أو غير ذلك، يمر بعدة مراحل تبدأ من الإدارة ثم مخزن المحفوظات العام فى المنظمة ثم فى دار المحفوظات العمومية، والحفظ فى هذه المراحل يكون لأغراض الحصول على المعلومات الإدارية والمالية والفنية وللإثبات القانونى.
أما من ناحية المعلومات التاريخية فإن الدولة قد أصدرت القانون رقم 356 لسنة 1954 بإنشاء دار الوثائق التاريخية القومية التى تختص بهذه المجالات، كما أصدرت الدولة تشريعات تكميلية أخرى، ويعنى ذلك أن جزءاً من الوثائق الإدارية يتحول بعد مدة إلى وثائق تاريخية تكون مصدراً للتاريخ الاجتماعى والاقتصادى والإدارى وغير ذلك.
2- القيمة العلمية للوثائق التاريخية :
يقول الأستاذ محمد حسين فى كتابه “الوثائق التاريخية” لقد برزت الناحية التاريخية والقيمة العلمية للوثائق، وأصبحت مادة التاريخ والبحوث، فالكتب التى نكتبها الآن ليست إلا وجهات نظر وتفسيرات للوثائق، أما الوثائق نفسها فهى مادة هذه الكتب، لذلك اعتبرت دور الوثائق جرن التاريخ كما يقول الفرنسيون، على أن بعض العلماء يرون أن الأرشيف أو دار الوثائق يجب أن تضم إلى الماضى صفحات الحاضر بمعنى أنها يجب أن تجمع وثائق الحاضر، وقد عبر عن هذا الرأى العالم شفيتزر حيث يقول أن الأرشيف الحقيقى يجب أن يجمع إلى الناحية العلمية الناحية العملية.
يقول الأستاذ محمد حسين فى كتابه “الوثائق التاريخية” لقد برزت الناحية التاريخية والقيمة العلمية للوثائق، وأصبحت مادة التاريخ والبحوث، فالكتب التى نكتبها الآن ليست إلا وجهات نظر وتفسيرات للوثائق، أما الوثائق نفسها فهى مادة هذه الكتب، لذلك اعتبرت دور الوثائق جرن التاريخ كما يقول الفرنسيون، على أن بعض العلماء يرون أن الأرشيف أو دار الوثائق يجب أن تضم إلى الماضى صفحات الحاضر بمعنى أنها يجب أن تجمع وثائق الحاضر، وقد عبر عن هذا الرأى العالم شفيتزر حيث يقول أن الأرشيف الحقيقى يجب أن يجمع إلى الناحية العلمية الناحية العملية.
ثالثاً : التشريعات المنظمة للوثائق فى مصر :
1- لوائح مدد الحفظ :
إن أول اهتمام بالوثائق الأرشيفية كان فى عهد محمد على حيث تم إنشاء الدفترخانة المصرية عام 1829 ثم عدل اسمها إلى دار المحفوظات العمومية:
1- لوائح مدد الحفظ :
إن أول اهتمام بالوثائق الأرشيفية كان فى عهد محمد على حيث تم إنشاء الدفترخانة المصرية عام 1829 ثم عدل اسمها إلى دار المحفوظات العمومية:
أ- صدرت أول لائحة محفوظات فى مصر حوالى عام 1828م.
ب- ظلت هذه اللائحة تتطور حتى صدرت فى آخر شكل لها عام 1954 تحت مسمى “لائحة محفوظات الحكومة الخاصة بالحسابات والمستخدمين والمعاشات وبنظام غرف الحفظ”. وتنقسم هذه اللائحة إلى قسمين، الأول تعليمات عامة عن نظام الحفظ والقسم الثانى جداول تحدد مدد حفظ المحفوظات فى مخزن الحفظ فى الجهة، ثم استهلاكها أو ترحيلها إلى دار المحفوظات العمومية، واستهلاكها أو حفظها بصفة مستديمة فى الدار.
ج- نظرا لأن اللائحة العامة كانت تهتم بأنواع المحفوظات ذات الصبغة العامة فى المجالات المالية بصفة خاصة والإدارية بصفة عامة فقد كان من المبادئ العامة فى هذه اللائحة أن تصدر الوزارات والمصالح الحكومية لوائح حفظ خاصة لكل منها، وقد صدرت خلال القرن الماضى العديد من هذه اللوائح مثل:
-وزارة التربية والتعليم، ولائحة الحفظ الخاصة بها صدرت عام 1910، وصدر لها طبعة جديدة عام 1955.
-مصلحة الأملاك الأميرية، ولائحة الحفظ الخاصة بها صدرت سنة 1929.
-مصلحة الإحصاء والتعداد، ولائحة الحفظ الخاصة بها صدرت سنة 1931.
– مصلحة السجون، ولائحة الحفظ الخاصة بها صدرت سنة 1931.
-المجالس البلدية والقروية والمحلية، ولائحة الحفظ الخاصة بها صدرت سنة 1931.
– مصلحة خفر السواحل ومصايد الأسماك، ولائحة الحفظ الخاصة بها صدرت سنة 1936.
– وزارة الداخلية، ولائحة الحفظ الخاصة بها صدرت سنة 1937,
– وزارة الأشغال العمومية، ولائحة الحفظ الخاصة بها صدرت سنة 1938.
– إدارة ضريبة الملاهى، ولائحة الحفظ الخاصة بها صدرت سنة 1945.
– وزارة الحربية، ولائحة الحفظ الخاصة بها صدرت سنة 1947.
– وزارة الصحة، ولائحة الحفظ الخاصة بها صدرت سنة 1948.
– وزارة الزراعة، ولائحة الحفظ الخاصة بها صدرت سنة 1954.
-مصلحة الأموال المقررة، ولائحة الحفظ الخاصة بها صدرت فى سنتى 1934، 1954.
-إدارة قضايا الحكومة، ولائحة الحفظ الخاصة بها صدرت سنة 1954.
-وزارة التجارة والصناعة، ولائحة الحفظ الخاصة بها صدرت سنة 1955.
-وزارة العدل – مصالح الشهر العقارى والتوثيق، الطب الشرعى، المحاكم الوطنية والأهلية والأحوال الشخصية والنيابات، ولائحة الحفظ الخاصة بها صدرت سنة 1955.
– مجلس الغنائم، ولائحة الحفظ الخاصة به صدرت سنة 1955.
ب- ظلت هذه اللائحة تتطور حتى صدرت فى آخر شكل لها عام 1954 تحت مسمى “لائحة محفوظات الحكومة الخاصة بالحسابات والمستخدمين والمعاشات وبنظام غرف الحفظ”. وتنقسم هذه اللائحة إلى قسمين، الأول تعليمات عامة عن نظام الحفظ والقسم الثانى جداول تحدد مدد حفظ المحفوظات فى مخزن الحفظ فى الجهة، ثم استهلاكها أو ترحيلها إلى دار المحفوظات العمومية، واستهلاكها أو حفظها بصفة مستديمة فى الدار.
ج- نظرا لأن اللائحة العامة كانت تهتم بأنواع المحفوظات ذات الصبغة العامة فى المجالات المالية بصفة خاصة والإدارية بصفة عامة فقد كان من المبادئ العامة فى هذه اللائحة أن تصدر الوزارات والمصالح الحكومية لوائح حفظ خاصة لكل منها، وقد صدرت خلال القرن الماضى العديد من هذه اللوائح مثل:
-وزارة التربية والتعليم، ولائحة الحفظ الخاصة بها صدرت عام 1910، وصدر لها طبعة جديدة عام 1955.
-مصلحة الأملاك الأميرية، ولائحة الحفظ الخاصة بها صدرت سنة 1929.
-مصلحة الإحصاء والتعداد، ولائحة الحفظ الخاصة بها صدرت سنة 1931.
– مصلحة السجون، ولائحة الحفظ الخاصة بها صدرت سنة 1931.
-المجالس البلدية والقروية والمحلية، ولائحة الحفظ الخاصة بها صدرت سنة 1931.
– مصلحة خفر السواحل ومصايد الأسماك، ولائحة الحفظ الخاصة بها صدرت سنة 1936.
– وزارة الداخلية، ولائحة الحفظ الخاصة بها صدرت سنة 1937,
– وزارة الأشغال العمومية، ولائحة الحفظ الخاصة بها صدرت سنة 1938.
– إدارة ضريبة الملاهى، ولائحة الحفظ الخاصة بها صدرت سنة 1945.
– وزارة الحربية، ولائحة الحفظ الخاصة بها صدرت سنة 1947.
– وزارة الصحة، ولائحة الحفظ الخاصة بها صدرت سنة 1948.
– وزارة الزراعة، ولائحة الحفظ الخاصة بها صدرت سنة 1954.
-مصلحة الأموال المقررة، ولائحة الحفظ الخاصة بها صدرت فى سنتى 1934، 1954.
-إدارة قضايا الحكومة، ولائحة الحفظ الخاصة بها صدرت سنة 1954.
-وزارة التجارة والصناعة، ولائحة الحفظ الخاصة بها صدرت سنة 1955.
-وزارة العدل – مصالح الشهر العقارى والتوثيق، الطب الشرعى، المحاكم الوطنية والأهلية والأحوال الشخصية والنيابات، ولائحة الحفظ الخاصة بها صدرت سنة 1955.
– مجلس الغنائم، ولائحة الحفظ الخاصة به صدرت سنة 1955.
2-القوانين والقرارات الجمهورية والقرارات الوزارية :
– قانون رقم 356 لسنة 1954 بإنشاء دار الوثائق التاريخية القومية.
– قرار وزير الثقافة والإرشاد القومى رقم 37 لسنة 1959 بتشكيل المجلس الأعلى لدار الوثائق التاريخية القومية.
– قانون رقم 356 لسنة 1954 بإنشاء دار الوثائق التاريخية القومية.
– قرار وزير الثقافة والإرشاد القومى رقم 37 لسنة 1959 بتشكيل المجلس الأعلى لدار الوثائق التاريخية القومية.
– قرار وزير الثقافة والإرشاد القومى رقم 84 لسنة 1964 باللائحة الداخلية لدار الوثائق التاريخية.
– قرار جمهورى رقم 450 لسنة 1966 بتنظيم دار الكتب والوثائق القومية.
– قرار جمهورى رقم 2826 لسنة 1971 بإنشاء الهيئة العامة للكتاب.
– قانون رقم 121 لسنة 1975 بشأن المحافظة على الوثائق الرسمية للدولة وتنظيم أسلوب نشرها.
– قرار جمهورى رقم 450 لسنة 1966 بتنظيم دار الكتب والوثائق القومية.
– قرار جمهورى رقم 2826 لسنة 1971 بإنشاء الهيئة العامة للكتاب.
– قانون رقم 121 لسنة 1975 بشأن المحافظة على الوثائق الرسمية للدولة وتنظيم أسلوب نشرها.
– قرار جمهورى رقم 472 لسنة 1979 بشأن نظام المحافظة على الوثائق الرسمية للدولة وأسلوب نشرها واستعمالها.
-قانون رقم 22 لسنة 1983 بتعديل بعض أحكام القانون 121 لسنة 1975 بشأن المحافظة على الوثائق الرسمية وتنظيم أسلوب نشرها.
– قرار جمهورى رقم 176 لسنة 1993 فى شأن إنشاء دار الكتب والوثائق القومية.
-قانون رقم 22 لسنة 1983 بتعديل بعض أحكام القانون 121 لسنة 1975 بشأن المحافظة على الوثائق الرسمية وتنظيم أسلوب نشرها.
– قرار جمهورى رقم 176 لسنة 1993 فى شأن إنشاء دار الكتب والوثائق القومية.
الدراسة النقدية :
أولاً: لائحة محفوظات الحكومة :
1- وافق مجلس الوزراء فى 28/10/1953 على هذه اللائحة وصدرت سنة 1954 ولم يجر فيها أى تعديل جوهرى منذ هذا التاريخ اللهم إلا تعديل مدد حفظ لبعض أنواع المحفوظات، وتحدد لائحة محفوظات الحكومة نظام وقواعد تسلم المحفوظات فى مخازن الحفظ وفى دار المحفوظات، ونظام ترتيبها، ثم كيفية طلبها وإعادتها والإطلاع عليها، وطلب مستخرجات منها، كذلك حددت اللائحة فى المادة 35 سلطة إدراج ما يستجد من سجلات ودفاتر واستمارات وأوراق إلى جداول اللائحة فأعطت هذه السلطة إلى وزارة المالية التى يعرض عليها الأمر مشفوعا برأى الجهة المختصة لتحديد المدة اللازمة للحفظ، وهى التى تصدر الأمر بالإضافة إلى الجداول، ويتم ذلك بمقتضى كتاب دورى يوزع على الأجهزة الحكومية.
أولاً: لائحة محفوظات الحكومة :
1- وافق مجلس الوزراء فى 28/10/1953 على هذه اللائحة وصدرت سنة 1954 ولم يجر فيها أى تعديل جوهرى منذ هذا التاريخ اللهم إلا تعديل مدد حفظ لبعض أنواع المحفوظات، وتحدد لائحة محفوظات الحكومة نظام وقواعد تسلم المحفوظات فى مخازن الحفظ وفى دار المحفوظات، ونظام ترتيبها، ثم كيفية طلبها وإعادتها والإطلاع عليها، وطلب مستخرجات منها، كذلك حددت اللائحة فى المادة 35 سلطة إدراج ما يستجد من سجلات ودفاتر واستمارات وأوراق إلى جداول اللائحة فأعطت هذه السلطة إلى وزارة المالية التى يعرض عليها الأمر مشفوعا برأى الجهة المختصة لتحديد المدة اللازمة للحفظ، وهى التى تصدر الأمر بالإضافة إلى الجداول، ويتم ذلك بمقتضى كتاب دورى يوزع على الأجهزة الحكومية.
2-أما بالنسبة لمدد حفظ الأوراق فإن لائحة محفوظات الحكومة ملحق بها ثلاثة جداول تبين أنواع المحفوظات ومدة حفظ كل نوع فى مرحلتى الحفظ بمخازن الحفظ ثم بدار المحفوظات العمومية، وبدراسة هذه الجداول يتبين الآتى:-
أ)إن نوعيات المحفوظات موزعة على الجداول بطريقة غير سليمة، إذ أن الجدول الأول يضم المحفوظات التى تحفظ بصفة مستديمة، والثانى يضم المحفوظات التى تحفظ بصفة مؤقتة، والثالث يضم المحفوظات التى تحفظ بمخازن الجهات ولا تسلم إلى دار المحفوظات العمومية، ويعنى ذلك أنه عند البحث عن مدة حفظ أى نوع فإن ذلك يتطلب المرور على جميع الجداول للتوصل إلى مدة حفظه.
ب)إن الجداول لا تضم الكثير من أنواع المحفوظات العامة المستخدمة فى الأجهزة الحكومية.
ج)إن مدد الحفظ المحددة لبعض أنواع المحفوظات يتطلب الأمر إعادة النظر فيها حيث أن الكثير منها وضع منذ أكثر من نصف قرن.
ج)إن مدد الحفظ المحددة لبعض أنواع المحفوظات يتطلب الأمر إعادة النظر فيها حيث أن الكثير منها وضع منذ أكثر من نصف قرن.
د) أهملت الجداول النوع الرئيسى للمحفوظات وهو الملفات، التى ذكرت فى الجدول الأول على أنها “دوسيهات المراسلات العادية الممسوكة على طريقة شانون وما يماثلها” وتحفظ لمدة عشر سنوات فى المخزن وخمس عشرة سنة بدار المحفوظات العمومية، فهى لم تبين أولا مدة حفظ الملفات فى الإدارات قبل ترحيلها إلى المخازن، كما أنها لم تميز بين الملفات من ناحية أهميتها ومدى الحاجة إليها.
هـ) إن الجداول تضم أنواعا من المحفوظات ألغيت من سنين طويلة واستقر حفظها إما فى مخازن الحفظ أو فى دار المحفوظات، وهذا النوع يمكن وضعه فى جدول خاص بعيدا عن أنواع المحفوظات التى لا زالت مستخدمة.
وتجدر الإشارة إلى أن هذه اللائحة وزعت على الوزارات والمصالح الحكومية عام 1954 مع منشور المالية رقم (1) لسنة 1954، والذى تضمن أن تقوم كل وزارة أو مصلحة بعمل لائحة محفوظات خاصة بها طبقا لهذه اللائحة، ومتضمنة جميع أنواع المحفوظات التى تتعامل فيها، وقد قامت بعض الوزارات بعمل لوائح حفظ خاصة بها، ولكن الملاحظ أنه يوجد الكثير من الوزارات والهيئات ليس لديها حتى الآن لائحة محفوظات خاصة، كما أن الوزارات التى وضعت لنفسها لائحة خاصة، لم تهتم بتطوير هذه اللائحة ولا إضافة أنواع المحفوظات الجديدة إليها.
ثانياً: أهمية وجود لائحة لتنظيم المحفوظات فى الحكومة :
من الملاحظ أن جميع العمليات الإدارية والمالية فى الدولة لها نظم محددة صادرة بقرارات إدارية، فهناك مثلا لائحة المخازن ولائحة المشتريات، واللائحة المالية للحسابات، ولوائح شئون العاملين،
من الملاحظ أن جميع العمليات الإدارية والمالية فى الدولة لها نظم محددة صادرة بقرارات إدارية، فهناك مثلا لائحة المخازن ولائحة المشتريات، واللائحة المالية للحسابات، ولوائح شئون العاملين،
وغير ذلك، وبالنسبة للمحفوظات فإنه يوجد لائحة محفوظات الحكومة وهذه تضع نظاماً للمحفوظات التى ينتهى العمل فيها ويتطلب الأمر نقلها إلى مخازن الحفظ لتحفظ فيها لفترة ثم يتم التصرف فيها إما بالاستهلاك أو الترحيل إلى دار المحفوظات العمومية وذلك طبقا للمدى التى حددتها هذه اللائحة لكل نوع من أنواع المحفوظات، أما المحفوظات العاملة أو النشيطة فإنه لا يوجد لها نظام عام محدد، لذلك فإن كل منظمة إدارية عليها أن تضع النظام الذى تراه مناسبا لتداول المراسلات الواردة والصادرة وحفظها وفهرستها والرجوع إليها، وبذلك فإننا نجد أنظمة متباينة ومختلفة فى أجهزة الحكومة غالبيتها لا يلبى الاحتياجات الملحة لهذه الأجهزة بل أن بعض المنظمات لا تضع أى نظام للمحفوظات.
وعلى ذلك فإنه من الضرورى توفير نظام عام للمحفوظات فى المنظمات الحكومية فى شكل لائحة لتنظيم المحفوظات تتضمن الآتى :
1- تحديد إجراءات المحفوظات النشيطة خلال عمليات تداولها وفهرستها وحفظها والرجوع إليها والرقابة عليها.
2- تحديد إجراءات المحفوظات غير النشيطة خلال ترحليها إلى مخازن الحفظ ثم استهلاكها أو ترحيلها إلى دار المحفوظات العمومية، وأن يحل هذا الجزء محل لائحة محفوظات الحكومة الحالية.
3- ضرورة وجود وحدة محفوظات فى كل منظمة تكون مسئولة عن تطبيق أحكام لائحة تنظيم المحفوظات المقترحة، فإذا كان الحفظ مركزيا فإن هذه الوحدة تكون مسئولة عن القيام بجميع أعمال المحفوظات، أما إذا كان الحفظ لا مركزيا أى أن كل إدارة تحتفظ بملفاتها محليا فإنه فى هذه الحالة يجب إنشاء مكاتب حفظ محلية فى الإدارات تكون تحت إشراف وحدة المحفوظات العامة، وأن تكون هذه المكاتب جزءا من الهيكل التنظيمى.
4-أن يكون الرئيس العام للمنظمة الإدارية مسئولا عن قيام وحدة المحفوظات بأعمالها طبقا لهذه اللائحة.
5-تحديد جهة إدارية تكون مسئولة عن التفتيش على المحفوظات فى المنظمات للتأكد من تنفيذها لأحكام اللائحة ومن المقترح أن تكون هذه الجهة هى التفتيش الإدارى فى نفس المنظمة.
6-المحافظة على سرية المحفوظات خلال تداولها وحفظها والرجوع إليها.
2- تحديد إجراءات المحفوظات غير النشيطة خلال ترحليها إلى مخازن الحفظ ثم استهلاكها أو ترحيلها إلى دار المحفوظات العمومية، وأن يحل هذا الجزء محل لائحة محفوظات الحكومة الحالية.
3- ضرورة وجود وحدة محفوظات فى كل منظمة تكون مسئولة عن تطبيق أحكام لائحة تنظيم المحفوظات المقترحة، فإذا كان الحفظ مركزيا فإن هذه الوحدة تكون مسئولة عن القيام بجميع أعمال المحفوظات، أما إذا كان الحفظ لا مركزيا أى أن كل إدارة تحتفظ بملفاتها محليا فإنه فى هذه الحالة يجب إنشاء مكاتب حفظ محلية فى الإدارات تكون تحت إشراف وحدة المحفوظات العامة، وأن تكون هذه المكاتب جزءا من الهيكل التنظيمى.
4-أن يكون الرئيس العام للمنظمة الإدارية مسئولا عن قيام وحدة المحفوظات بأعمالها طبقا لهذه اللائحة.
5-تحديد جهة إدارية تكون مسئولة عن التفتيش على المحفوظات فى المنظمات للتأكد من تنفيذها لأحكام اللائحة ومن المقترح أن تكون هذه الجهة هى التفتيش الإدارى فى نفس المنظمة.
6-المحافظة على سرية المحفوظات خلال تداولها وحفظها والرجوع إليها.
7-أن تفرض هذه اللائحة شروطا ومواصفات للعاملين فى المحفوظات بحيث لا يرشح لأعمال المحفوظات إلا العاملون من حملة المؤهلات المتوسطة على الأقل وأن يستبعد من المحفوظات العاملون الذين ليس لديهم مؤهلات، هذا بالإضافة إلى ضرورة حضور العاملين بالمحفوظات للدورات التدريبية على أعمال المحفوظات، وتعيين خريجى قسم الوثائق والمكتبات والمعلومات والحاصلين على دبلوم الوثائق فى أعمال المحفوظات.
8-أن تفرض هذه اللائحة شروطا ومواصفات لأماكن المحفوظات والمعدات الضرورية لها.
9-أن تتضمن هذه اللائحة قواعد إرشادية لعمليات الفهرسة الموضوعية وفهرسة الأسماء.
10-أن تلحق بهذه اللائحة مجموعة من النماذج الضرورية لأعمال المحفوظات حتى تسترشد بها المنظمات عند طبع النماذج اللازمة لها، ويتطلب ذلك أن توقف المطابع الأميرية طبع النماذج المستخدمة حاليا وأن تقوم كل جهة بطبع ما يلزمها طبقا لاحتياجاتها.
ثالثاً: جداول مدد الحفظ :
من المقترح تشكيل لجنة من وزارة المالية والجهاز المركزى للتنظيم والإدارة ودار المحفوظات العمومية ودار الوثائق القومية، على أن تقوم هذه اللجنة بما يلى :
من المقترح تشكيل لجنة من وزارة المالية والجهاز المركزى للتنظيم والإدارة ودار المحفوظات العمومية ودار الوثائق القومية، على أن تقوم هذه اللجنة بما يلى :
1-مراجعة مدد الحفظ المبينة فى جداول لائحة محفوظات الحكومة وتعديلها حسب الأحوال.
2-إعادة ترتيب أنواع المحفوظات فى الجدوال ترتيبا وظيفيا (حسابات/ شئون عاملين/ مشتريات / مبيعات…. الخ).
3-استكمال أنواع المحفوظات بإضافة الأنواع غير المبينة فى الجداول.
2-إعادة ترتيب أنواع المحفوظات فى الجدوال ترتيبا وظيفيا (حسابات/ شئون عاملين/ مشتريات / مبيعات…. الخ).
3-استكمال أنواع المحفوظات بإضافة الأنواع غير المبينة فى الجداول.
4-أن يراعى فى مدد الحفظ تسلسلها كالآتى :
أ- مدة الحفظ فى الإدارات بالنسبة للملفات والسجلات وما شابهها.
ب-مدة الحفظ فى مخازن المحفوظات.
ج- مدة الحفظ فى دار المحفوظات العمومية.
5- أن يلحق بهذه اللائحة أنواع المحفوظات العامة فى المجالات الإدارية مثل محفوظات شئون العاملين، وأعمال التخطيط والمشروعات والعلاقات العامة والإحصاءات وما شابه ذلك، وكذلك المحفوظات الخاصة بالشئون المالية مثل الموازنات والحسابات والمشتريات والمخازن.
أ- مدة الحفظ فى الإدارات بالنسبة للملفات والسجلات وما شابهها.
ب-مدة الحفظ فى مخازن المحفوظات.
ج- مدة الحفظ فى دار المحفوظات العمومية.
5- أن يلحق بهذه اللائحة أنواع المحفوظات العامة فى المجالات الإدارية مثل محفوظات شئون العاملين، وأعمال التخطيط والمشروعات والعلاقات العامة والإحصاءات وما شابه ذلك، وكذلك المحفوظات الخاصة بالشئون المالية مثل الموازنات والحسابات والمشتريات والمخازن.
رابعا: قانون رقم 356 لسنة 1954
1-التعريف بالقانون
أ-يعتبر هذا القانون البداية الحقيقية للاعتراف بأهمية الوثائق وأنها من أهم مصادر التاريخ بلا منازع، وكرس لها دارا ذات شخصية اعتبارية هى دار الوثائق التاريخية القومية، وحدد لها اختصاصا فى المادة (2) “تقوم هذه الدار بجمع الوثائق التى تعد مادة لتاريخ مصر وما يتصل به فى جميع العصور – وبحفظها وتيسير دراستها والعمل على نشرها”.
1-التعريف بالقانون
أ-يعتبر هذا القانون البداية الحقيقية للاعتراف بأهمية الوثائق وأنها من أهم مصادر التاريخ بلا منازع، وكرس لها دارا ذات شخصية اعتبارية هى دار الوثائق التاريخية القومية، وحدد لها اختصاصا فى المادة (2) “تقوم هذه الدار بجمع الوثائق التى تعد مادة لتاريخ مصر وما يتصل به فى جميع العصور – وبحفظها وتيسير دراستها والعمل على نشرها”.
ب- وفر هذا القانون للدار مجلسا أعلى يتولى شئونها فيما يتعلق بالوثائق التاريخية من ناحية ماهيتها، وما ينقل إليها، وما ينشر منها، والإطلاع عليها، وإعدامها وغير ذلك.
ج- كذلك وفر القانون البنية الأساسية للدار فحدد مجموعة من الأرشيفات تنقل إليها، بجانب تحديد مورد دائم من الوثائق.
د- خول القانون المجلس سلطة ضم أى وثائق ذات قيمة تاريخية إلى الدار، سواء أكانت لدى الوزارات أو المصالح أو الأفراد أو الهيئات
هـ – كذلك خول القانون وزير الإرشاد القومى (وزير الثقافة الآن) سلطة إصدار قرار بالاستيلاء على الوثائق التى توجد لدى الأفراد أو الهيئات.
و- وفى المادة (10) والمادة (11) نص القانون على تأليف “لجنة دائمة للمحفوظات” بقرار من الوزير المختص، وتختص بما يلى :-
– صيانة المحفوظات وتنظيمها وعمل سجلات لها .
– أن تكون هذه اللجنة حلقة الاتصال بين الوزارات وبين دار الوثائق.
– أن يكون لدى الدار مندبون يشتركون مع اللجان الدائمة للمحفوظات بالوزارات فى تقرير ما يرى التخلص منه، من محفوظات الحكومة، وما يرى الاحتفاظ به كوثائق تاريخية بعد عرضه على المجلس الأعلى للموافقة.
– أن تكون هذه اللجنة حلقة الاتصال بين الوزارات وبين دار الوثائق.
– أن يكون لدى الدار مندبون يشتركون مع اللجان الدائمة للمحفوظات بالوزارات فى تقرير ما يرى التخلص منه، من محفوظات الحكومة، وما يرى الاحتفاظ به كوثائق تاريخية بعد عرضه على المجلس الأعلى للموافقة.
2إمكانات تفعيل القانون 356 لسنة 1954
يعتبر هذا القانون بشكله الحالى أساساً مناسباً يمكن تطبيقه عمليا، وأعتقد أن ذلك هو أحد أسباب عدم تعديله منذ خمسين عاما، برغم أن التعديل من الأمور الطبيعية والضرورية، وسنحاول فى هذه الفقرة بلورة إمكانات تفعيل هذا القانون وإبراز مجالات تطويره.
يعتبر هذا القانون بشكله الحالى أساساً مناسباً يمكن تطبيقه عمليا، وأعتقد أن ذلك هو أحد أسباب عدم تعديله منذ خمسين عاما، برغم أن التعديل من الأمور الطبيعية والضرورية، وسنحاول فى هذه الفقرة بلورة إمكانات تفعيل هذا القانون وإبراز مجالات تطويره.
تضمن القانون الأسماء الآتية كجهات موردة للدار : القصر الجمهورى، دار المحفوظات، مجلس الوزراء، الوزارات (ذكر منها وزارة الخارجية، وزارة العدل، وزارة الأوقاف)، الأزهر، المصالح، الأفراد، الهيئات، (لم يحدد القانون مفهوم الهيئات حيث لم يكن هناك هيئات وقت صدوره) إن الهيكل التنيظمى للحكومة الآن يختلف اختلافا كبيرا عن ذلك الهيكل فى 1954، وقت صدور القانون ، فالآن يوجد: الحكومة المركزية فى القاهرة، الحكم المحلى فى المحافظات، القطاع العام، قطاع الاستثمار، القطاع الخاص، المنظمات الاجتماعية، الأفراد.
ولابد أن يراعى فى أى تعديل للقانون أن يتضمن هذه الجهات .
3- قرار وزير الثقافة والإرشاد القومى رقم 84 لسنة 1964، الخاص باللائحة الداخلية لدار الوثائق التاريخية القومية
تضمن هذا القرار فى المادة (1) اختصاصات وسلطات المجلس الأعلى للدار، أما فى المادة (2) فقد تضمن بيانا باختصاصات خمس لجان هى اللجنة المالية، ولجنة التزويد وتجميع الوثائق، ولجنة وثائق الثورة، ولجنة السجلات السمعية والبصرية، ولجنة النشر ، أما المادة (3) فتتضمن اختصاصات المكتب التنفيذى، أما المادة (4) فتتضمن اختصاصات وسلطات المدير (بهذا اللفظ)، أما المادة (5) فتتضمن اختصاصات وكيل الدار، أما المادة (6) فتتضمن إنشاء مجموعة من الأقسام مع بيان مختصر لاختصاص كل قسم، وهى قسم الجمع والتسجيل، قسم الإرشاد، قسم الوثائق العربية، قسم الوثائق التركية، قسم الوثائق الأجنبية، قسم الأمناء (أمناء مخازن الحفظ) قسم وثائق الثورة، قسم السجلات السمعية والبصرية ، قسم التصوير، قسم الشئون الإدارية.
تضمن هذا القرار فى المادة (1) اختصاصات وسلطات المجلس الأعلى للدار، أما فى المادة (2) فقد تضمن بيانا باختصاصات خمس لجان هى اللجنة المالية، ولجنة التزويد وتجميع الوثائق، ولجنة وثائق الثورة، ولجنة السجلات السمعية والبصرية، ولجنة النشر ، أما المادة (3) فتتضمن اختصاصات المكتب التنفيذى، أما المادة (4) فتتضمن اختصاصات وسلطات المدير (بهذا اللفظ)، أما المادة (5) فتتضمن اختصاصات وكيل الدار، أما المادة (6) فتتضمن إنشاء مجموعة من الأقسام مع بيان مختصر لاختصاص كل قسم، وهى قسم الجمع والتسجيل، قسم الإرشاد، قسم الوثائق العربية، قسم الوثائق التركية، قسم الوثائق الأجنبية، قسم الأمناء (أمناء مخازن الحفظ) قسم وثائق الثورة، قسم السجلات السمعية والبصرية ، قسم التصوير، قسم الشئون الإدارية.
إن هذا القرار بشكله الحالى لا يمكن اعتباره لائحة، لأن اللائحة تتميز بأنها بجانب ما تضمنه هذا القرار، يجب أن تبين إجراءات العمل ومجالات الرقابة عليه.
4- قرار رئيس الجمهورية رقم 450 لسنة 1966 بتنظيم دار الكتب والوثائق القومية
صدر القرار الجمهورى رقم 450 لسنة 1966 بتنظيم دار الكتب والوثائق القومية، متضمناً فى المادة الأولى منه “تعدل تسمية دار الكتب المصرية إلى دار الكتب والوثائق القومية وتكون لها الشخصية الاعتبارية ومقرها مدينة القاهرة”، كما نص فى المادة الثانية منه على “تضم دار الوثائق التاريخية القومية وإدارة المكتبات إلى دار الكتب والوثائق القومية، “كما نص فى المادة الثالثة على تحديد أهداف هذه الدار بشقيها، دار الكتب ودار الوثائق، بإسهاب بالنسبة لدار الكتب، وذكر فقط عن الوثائق جملة فى الفقرة (أ) من هذه المادة “جمع المطبوعات والمخطوطات والمصورات والمسجلات وكذلك الوثائق التى تعد مادة للتاريخ القومى وما يتصل به فى جميع العصور وغير ذلك من وسائل المعرفة وحفظها وتهيئتها للانتفاع بها”.
صدر القرار الجمهورى رقم 450 لسنة 1966 بتنظيم دار الكتب والوثائق القومية، متضمناً فى المادة الأولى منه “تعدل تسمية دار الكتب المصرية إلى دار الكتب والوثائق القومية وتكون لها الشخصية الاعتبارية ومقرها مدينة القاهرة”، كما نص فى المادة الثانية منه على “تضم دار الوثائق التاريخية القومية وإدارة المكتبات إلى دار الكتب والوثائق القومية، “كما نص فى المادة الثالثة على تحديد أهداف هذه الدار بشقيها، دار الكتب ودار الوثائق، بإسهاب بالنسبة لدار الكتب، وذكر فقط عن الوثائق جملة فى الفقرة (أ) من هذه المادة “جمع المطبوعات والمخطوطات والمصورات والمسجلات وكذلك الوثائق التى تعد مادة للتاريخ القومى وما يتصل به فى جميع العصور وغير ذلك من وسائل المعرفة وحفظها وتهيئتها للانتفاع بها”.
5- قرار رئيس الجمهورية رقم 2826 لسنة 1971 بإنشاء الهيئة العامة للكتاب وقد نص هذا القرار فى المادة الأولى منه على إنشاء هذه الهيئة التى “تضم دار الكتب والوثائق القومية، ودار التأليف والنشر بدلاً من الهيئة المصرية العامة للتأليف والنشر” كما نص فى المادة الثالثة على تحديد أهداف هذه الهيئة بمكوناتها الثلاث بإسهاب بالنسبة لدار الكتب وعملية نشر المطبوعات، وذكر فقط فقرة (د) “جمع الوثائق التى تعد مادة للتاريخ القومى وما يتصل به فى جميع العصور وحفظها وتهيئتها للانتفاع بها” كما نص هذا القرار على إلغاء القرار رقم 450 لسنة 1966 السابق الإشارة إليه.
6-قرار رئيس الجمهورية رقم 176 لسنة 1993 فى شأن إنشاء دار الكتب والوثائق القومية
إرسال تعليق